1. Uvod
Mi u tvrtki Daikin predani smo poslovanju na transparentan način. Težimo potpunoj usklađenosti sa zakonima gdje god poslujemo. Diljem Daikin Europe grupe1 zaposlenici se pridržavaju našeg korporativnog etičkog kodeksa Grupe, koji promiče ispravno ponašanje i ima za cilj osigurati da se na radnom mjestu ne odvijaju nezakonite aktivnosti. Načela naše korporativne etike ista su za svaku zemlju i poslovni sektor u kojem poslujemo. Našu korporativnu etiku možete pronaći na našoj web stranici, www.daikin.eu.
Potičemo sve da postave pitanja ili nedoumice i da prijave (za koje sumnjaju) neetičko ili nezakonito ponašanje u našoj poslovnoj praksi. Daikin Europe grupa jamči da se s dostavljenim izvješćima postupa potpuno povjerljivo.
U ovim pravilima objašnjavamo kako možete podnijeti izvješće i kako provodimo naše istrage nakon podnesenog izvješća. Također objašnjavamo zaštitu koja se nudi svakome tko podnese prijavu.
2. Tko može podnijeti izvješće?
Svatko može prijaviti sumnju ili uočeno nedolično ponašanje u Daikin Europe grupi: zaposlenici, kao i vanjski dioničari kao što su izvođači, konzultanti, davatelji usluga, agenti, kupci itd.
3. Gdje se podnosi izvješće?
Postoji više načina za prijavu. Možete odabrati način koji vam najviše odgovara.
- Možete prijaviti svojoj kontakt osobi u tvrtki Daikin.
- Prijavu možete podnijeti putem telefonske linije za zviždače, koja je dostupna 24/7. Službenici na liniji prihvaćaju prijave putem mrežnog obrasca ili telefonom, svaki put na vašem željenom jeziku. Dežurnoj liniji možete pristupiti putem sljedeće poveznice: http://daikineurope.ethicspoint.com.
Da biste nastavili s izvješćem, pristupite poveznici i idite na odjeljak „Za izradu izvješća“.
- Odaberite svoju zemlju i naznačite željeni način prijave, online obrazac ili telefonom. Kada nastavite s telefonom, pojavit će se telefonski broj za vašu zemlju.
- U svim slučajevima dobit ćete korisnički ID i lozinku. Pitanja i komunikacija dijelit će se s vama putem platforme. Platformu možete ponovno posjetiti u bilo kojoj fazi i ostaviti dokumente ili postaviti dodatna pitanja.
- U nekim zemljama imamo poseban kanal za prijavu, dostupan na web stranici lokalnog entiteta2.
4. Mogu li prijaviti anonimno?
Ta je opcija dostupna, iako u nekim zemljama možda nije zakonski moguća3. Incidente možete prijaviti anonimno, iako u nekim zemljama to možda nije dopušteno. Od vas tražimo da nam pružite dovoljno detalja i činjenica kako bismo mogli učinkovito istražiti prijavu.
5. Kakav incident mogu prijaviti?
Možete iznijeti bilo kakvu sumnju na koju nam želite skrenuti pozornost, ali cilj ove politike je primanje izvješća o kršenjima ili sumnjama na kršenja korporativne etike Daikin Europe grupe ili zakona. Takva kršenja mogu na primjer biti kršenje ljudskih prava, kršenje zakona o konkurenciji, kazneno djelo ili nanošenje štete okolišu.
6. Jesam li zaštićen kada prijavim incident?
Tvrtka Daikin je predana zaštiti vas od bilo kakvih nepravilnosti, čak i ako se nakon istrage pokaže da nije bilo kršenja. Ne toleriramo revanšizam u bilo kojem obliku (otkaz, uskraćivanje napredovanja, suspenzija, …) protiv osoba koje prijave u dobroj vjeri, s razumnim razlozima da vjeruju da je došlo do kršenja.
Međutim, ako svjesno prijavite ili javno objavite lažne informacije, možete se suočiti s kaznom. Također se možete suočiti sa zahtjevima za naknadu štete koja proizlazi iz lažnog prijavljivanja ili javnog otkrivanja lažnih informacija.
7. Kako osiguravamo povjerljivost.
Tvrtka Daikin povjerljivo obrađuje sve prijave, njihov sadržaj, identitet osobe koja je prijavila i ostale uključene. Koristit ćemo vaše izvješće za provođenje istrage i za provedbu bilo koje mjere u vezi s ishodom.
Možemo otkriti informacije o činjenicama ili sumnjama u okviru prave radnje ili drugog postupka koji nadležno tijelo pokrene. Također možemo otkriti informacije ako odlučimo da kršenje treba prijaviti nadležnim tijelima i/ili da ćemo podnijeti službenu žalbu. Također možemo otkriti sadržaj izvješća upravi i/ili našim vanjskim savjetnicima.
8. Što se događa nakon što podnesem izvješće?
Sve prijave shvaćamo ozbiljno i s njima se postupa s pažnjom.
Odbor za reviziju Daikin Europe grupe ili – ako to zahtijeva zakon – lokalni predstavnik, odgovoran je za istragu po primljenim izvješćima. Odbor za reviziju/lokalni predstavnik poduzima sljedeće korake po primitku izvješća:
- U roku od 7 dana Odbor za reviziju podnositelju prijave šalje potvrdu primitka.
- Zatim Odbor za reviziju odlučuje je li izvješće prihvatljivo ili nije. U slučaju da izvješće nije prihvatljivo – jer je izvan dosega ove Politike – Odbor za reviziju obavještava podnosioca izvješća.
- Ako je izvješće prihvatljivo, Odbor za reviziju provodi istragu.
- Odbor za reviziju može zatražiti pomoć drugih, poput podružnica ili poslovnih odjela.
- Odbor za reviziju može intervjuirati zaposlenike i/ili treće strane koje bi mogle imati saznanja o prijavljenom incidentu.
- Odbor za reviziju pregledat će dokumente koji se odnose na prijavljeni incident.
- Nakon završetka istrage Odbor za reviziju odlučuje o predmetu.
- Ako se slučaj potvrdi, Odbor za reviziju poduzima odgovarajuće radnje za rješavanje utvrđenih problema.
- Ako se identificirani incident ne potvrdi, predmet će biti odbačen.
- Odbor za reviziju obavještava podnositelja izvješća u roku od 3 mjeseca o ishodu.
Odbor za reviziju u potpunosti poštuje prava na obranu bilo koje osobe uključene u istragu. Te će osobe dobiti informacije o činjenicama ili problemima i bit će saslušane.
Kršenje korporativne etike može dovesti do disciplinske mjere ili prekida radnog odnosa. Ako je kršenje počinila treća strana, možemo raskinuti ugovorni odnos s tom stranom ili njenim poslodavcem.
9. Kako se pridržavamo zakona o zaštiti podataka.
Postupanje s prijavama uključuje obradu osobnih podataka. Ovisno o incidentu, Daikin Europe grupa može prikupljati podatke kao što su imena, podaci za kontakt, nazivi poslova, dnevnik pristupa sustavu i detalji povezani s incidentom.
Vaše osobne podatke čuvamo za vrijeme trajanja istrage. Možemo ih čuvati neko vrijeme nakon toga, na temelju naše procjene rizika i pravnih zahtjeva, ali nikad duže od dopuštenog roka prema primjenjivim zakonima. Za određene vrste podataka (npr. dnevnici pristupa) mogu se primjenjivati kraća razdoblja čuvanja. Podatke možemo čuvati dulje na temelju legitimnog interesa, kao što su potencijalni budući sudski sporovi ili regulatorni upiti, ali to ćemo učiniti u skladu s načelima minimiziranja podataka i vašim pravima.
Imajte na umu da imate pravo na:
- Pristupiti svojim osobnim podacima i primiti kopiju.
- Ispraviti netočne ili nepotpune osobne podatke.
- Izbrisati svoje osobne podatke u određenim okolnostima.
- Ograničiti obradu vaših osobnih podataka.
- Uložiti prigovor na obradu vaših osobnih podataka na temelju legitimnih interesa.
- Dobiti svoje osobne podatke u formatu za prijenos.
- Podnesti žalbu tijelu za zaštitu podataka u zemlji u kojoj je incident prijavljen.
Za detaljna objašnjenja i ostvarivanje svojih prava obratite se koordinatorima za zaštitu podataka na dpc@daikineurope.com.
Za više informacija o našim praksama zaštite podataka pogledajte našu Politiku zaštite podataka4.
10. Postupak i zaštita zviždača u Europskoj uniji
U Europskoj uniji zakoni država članica EU-a i takozvana Direktiva EU5 pružaju zaštitu osobama koje prijave (navodna) kršenja zakona („zviždače“).
Uvjeti za ostvarivanje takve zaštite su sljedeći. Upoznajte se s posebnim zahtjevima primjenjivog zakona:
- Morali ste imati razumne razloge vjerovati da su informacije istinite u vrijeme prijave i da su takve informacije u okviru zakona;
- Prijavili ste interno ili eksterno, ili javno objavili u skladu sa zakonom.
Interno izvješćivanje znači da ste koristili jedan od kanala za izvješćivanje Daikin Europe grupe. Savjetujemo vas da prvo upotrijebite ove.
Eksterno prijavljivanje znači da podnosite izvješće nadležnim tijelima u državi članici EU-a. Ova nadležna tijela navedena su u Dodatku 1. Možete koristiti vanjski kanal za izvješćivanje nakon što ste se prijavili putem internog kanala Daikin Europe grupe, a ovaj interni kanal nije funkcionirao ispravno.
Javno objavljivanje znači da izvješćujete izravno javnost putem na primjer online platforme ili društvenih medija, ili medija. Prilikom javnog otkrivanja trebali biste imati zaštitu ako
- ste prvo prijavili interno i eksterno, ali kršenje ostaje neriješeno ili nije poduzeta odgovarajuća radnja, ili
- imate razumne razloge vjerovati da postoji neposredna ili očita opasnost za javni interes ili u slučaju vanjskog prijavljivanja, postoji rizik od revanšizma.
Nisu sva pitanja koja ulaze u djelokrug korporativne etike zviždanje. Mi to nazivamo „etičkim pitanjima“. Zaštita koju zakon pruža osobi koja pokrene etičko pitanje nije ista kao kada se prijavi zviždanje. Unatoč tome, Daikin Europe grupa će tretirati prijavljena etička pitanja na isti način: smjernice i procesi ove Politike primjenjuju se na sve prijave koje smo primili, bez obzira radi li se o zviždanju ili etičkom pitanju.
11. Pitanja
U slučaju da imate bilo kakvih pitanja, možete kontaktirati C. Vynckea, direktora i glavnog pravnog službenika, Daikin Europe N.V.
E-pošta: vyncke.c@daikineurope.com
DODATAK 1: Relevantna nadležna tijela za primanje vanjskog izvješća
| Austrija | Ured za vanjsko izvješćivanje o kršenju pravnih propisa EU-a u Beču |
| Belgija | Federalni pravobranitelj Vlaamse Ombudsman Pravobranitelj regije glavnog grada Bruxellesa Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens |
| Bugarska | Povjerenstvo za suzbijanje korupcije i oduzimanje nezakonito stečene imovine |
| Hrvatska | Pučka pravobraniteljica Republike Hrvatske |
| Cipar | Kako biste identificirali ispravan kanal putem kojeg možete prijaviti zviždače, obratite se lokalnim pravnim osobama odvjetnika i/ili ureda pučkog pravobranitelja. |
| Češka Republika | Ministarstvo pravosuđa, Uprava za sukob interesa i suzbijanje korupcije |
| Danska | Danska uprava za zaštitu podataka |
| Estonija | Ministarstvo pravosuđa, Estonski odjel za kaznenu politiku |
| Finska | Ministarstvo pravosuđa |
| Francuska | Defenseur des Droits |
| Njemačka | Vanjsko prijavno tijelo na temelju Nacrta zakona o zaštiti zviždača u Saveznom uredu za pravosuđe Njemačke (Njemačka) |
| Grčka | Nacionalno tijelo za transparentnost |
| Mađarska | Povjerenik za temeljna prava |
| Irska | Pučki pravobranitelj, GSOC Jedinica za otkrivanje zaštićenih podataka (PDU) |
| Italija | Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) |
| Latvija | Državni ured, kontaktna točka za zviždače |
| Litva | Ured glavnog tužitelja |
| Luksemburg | Luksemburška uprava za financijske usluge - CSSF Luksemburška komisija za osiguranje - CAA Luksemburško tijelo za tržišno natjecanje Luksemburška uprava za registracijske pristojbe, nekretnine i PDV - AED Luksemburški inspektorat rada i rudarstva - ITM Luksemburška komisija za zaštitu podataka - CNPD Luksemburški centar za jednake mogućnosti - CET Posrednik, u sklopu svoje misije obavljanja vanjskih provjerava mjesta gdje se nalaze ljudi lišeni slobode Pravobraniteljica za djecu i mlade Luksemburški regulatorni institut - ILR Luksemburški neovisni regulator za audiovizualne medijske usluge - ALIA Odvjetnička komora Luksemburga i Diekircha Luksemburška javnobilježnička komora Luksemburški liječnički odbor Uprava za prirodu i šume - ANF Uprava za vodno gospodarstvo – AGE Uprava zračne plovidbe - ANA Nacionalna služba pravobranitelja za zaštitu potrošača Red arhitekata i inženjera savjetnika - OAI Luksemburška udruga ovlaštenih računovođa - OEC Luksemburški institut revizora - IRE Luksemburška uprava za izravni porez – ACD |
| Malta | Malta izvješćuje eksterno jedno od nadležnih tijela navedenih u zakonu. To uključuje: Povjerenik za prihode (CfR), Jedinica za analizu financijske inteligencije (FIAU), Malta Uprava za financijske usluge (MFSA), Povjerenik za dobrovoljne organizacije (CVO), Stalna komisija za borbu protiv korupcije i pučki pravobranitelj. |
| Nizozemska | Huis voor Klokkenluiders (Nizozemska) |
| Poljska | Pučki pravobranitelj (iako konačni zakon još nije usvojen – siječanj 2024.) |
| Portugal | Glavni tužitelj |
| Rumunjska | Ministarstvo pravosuđa |
| Slovačka | Ured premijera / Odjel za suzbijanje korupcije Ured za zaštitu zviždača |
| Slovenija | Komisija za preprečevanje korupcije |
| Španjolska | Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Ured za prevenciju i borbu protiv korupcije Balearskih otoka Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción Ured za prevenciju i borbu protiv korupcije Balearskih otoka |
| Švedska | Švedska uprava za radnu okolinu |
1 Daikin Europe grupa sastoji se od Daikin Europe N.V. i Daikin Europe Coordination Center N.V., njihovih podružnica i društava, kao i odgovarajućih podružnica i društava tih podružnica i društava.
2 Pogledajte web stranice subjekata sa sjedištem u Italiji.
3 Kada ste u Češkoj Republici ili Mađarskoj, ili prijavite u vezi s njima, trebali biste zatražiti savjet prije nego što prijavite anonimno jer anonimno prijavljivanje možda neće dobiti zaštitu koju pruža nacionalni zakon.
4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html
5 Direktiva (EU) 2019/1937 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2019. o zaštiti osoba koje prijavljuju kršenje prava Unije